¿Cuáles son las obligaciones en Seguridad y Salud de las empresas USUARIAS frente a las empresas de servicios TEMPORALES?

EL Ministerio de Trabajo, estableció la Guía para la implementación frente a los trabajadores en misión de las empresas de servicios temporales y sus usuarias, buscando la gestión para las partes en pro del SG-SST.

(Clic en la imagen para ver documento completo)

¿Cuál es la adecuada evaluación de riesgo psicosocia frente al análisis de riesgos?

La evaluación de los Factores Psicosociales fue establecido por la Resolución 2646 de 2008, con las baterías emitidas por el Ministerio; sin embargo en las matrices de riesgos  y peligros  con la GTC 45:2012  se diseñó la valoración cuantitativa del riesgo psicosocial, que tendrá aval si es soportado por las baterías que menciona el ministerio.

(Referencia:  GTC 45:2012 anexo C «Determinación cualitativa del nivel del nivel de deficiencia de los peligros higiénicos»)

Artículo 6°. Factores psicosociales intralaborales que deben evaluar los empleadores. La evaluación de los factores psicosociales del trabajo comprende la identificación tanto de los factores de riesgo como de los factores protectores, con el fin de establecer acciones de promoción de la salud y prevención de la enfermedad en la población trabajadora.

Los empleadores deben identificar, como mínimo, los siguientes aspectos enmarcados en las categorías de factores existentes en la empresa:

a) Gestión organizacional: Se refiere a los aspectos propios de la administración del recurso humano, que incluyen el estilo de mando, las modalidades de pago y de contratación, la participación, el acceso a actividades de inducción y capacitación, los servicios de bienestar social, los mecanismos de evaluación del desempeño y las estrategias para el manejo de los cambios que afecten a las personas, entre otros.

b) Características de la organización del trabajo: Contempla las formas de comunicación, la tecnología, la modalidad de organización del trabajo y las demandas cualitativas y cuantitativas de la labor.

c) Características del grupo social de trabajo: Comprende el clima de relaciones, la cohesión y la calidad de las interacciones, así como el trabajo en equipo.

d) Condiciones de la tarea: Incluyen las demandas de carga mental (velocidad, complejidad, atención, minuciosidad, variedad y apremio de tiempo); el contenido mismo de la tarea que se define a través del nivel de responsabilidad directo (por bienes, por la seguridad de otros, por información confidencial, por vida y salud de otros, por dirección y por resultados); las demandas emocionales (por atención de clientes); especificación de los sistemas de control y definición de roles.

e) Carga física: Comprende el esfuerzo fisiológico que demanda la ocupación, generalmente en términos de postura corporal, fuerza, movimiento y traslado de cargas e implica el uso de los componentes del sistema osteomuscular, cardiovascular y metabólico, conforme a la definición correspondiente consignada en el artículo 3º de la presente resolución.

f) Condiciones del medio ambiente de trabajo: Aspectos físicos (temperatura, ruido, iluminación, ventilación, vibración); químicos; biológicos; de diseño del puesto y de saneamiento, como agravantes o coadyuvantes de factores psicosociales.

g) Interfase persona–tarea: Evaluar la pertinencia del conocimiento y habilidades que tiene la persona en relación con las demandas de la tarea, los niveles de iniciativa y autonomía que le son permitidos y el reconocimiento, así como la identificación de la persona con la tarea y con la organización.

h) Jornada de trabajo: Contar con información detallada por áreas y cargos de la empresa sobre duración de la jornada laboral; existencia o ausencia de pausas durante la jornada, diferentes al tiempo para las comidas; trabajo nocturno; tipo y frecuencia de rotación de los turnos; número y frecuencia de las horas extras mensuales y duración y frecuencia de los descansos semanales.

i) Número de trabajadores por tipo de contrato.

j) Tipo de beneficios recibidos a través de los programas de bienestar de la empresa: Programas de vivienda, educación, recreación, deporte, etc.

k) Programas de capacitación y formación permanente de los trabajadores.

Artículo 7°. Factores psicosociales extralaborales que deben evaluar los empleadores. Los empleadores deben contar como mínimo con la siguiente información sobre los factores extralaborales de sus trabajadores:

a) Utilización del tiempo libre: hace referencia a las actividades realizadas por los trabajadores fuera del trabajo, en particular, oficios domésticos, recreación, deporte, educación y otros trabajos.

b) Tiempo de desplazamiento y medio de transporte utilizado para ir de la casa al trabajo y viceversa.

c) Pertenencia a redes de apoyo social: familia, grupos sociales, comunitarios o de salud.

d) Características de la vivienda: estrato, propia o alquilada, acceso a vías y servicios públicos.

e) Acceso a servicios de salud.

Parágrafo. Esta información puede ser recopilada a través de una encuesta y utilizada para el diseño de planes de intervención en aspectos psicosociales y de bienestar del trabajador.

Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores:

a) Información sociodemográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo.

b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos.

c) Condiciones de salud evaluadas con los exámenes médicos ocupacionales del programa de salud ocupacional.

Parágrafo. Con base en la información de que trata el presente artículo, se debe realizar un análisis epidemiológico que permita determinar los perfiles de riesgo-protección por área de la empresa.

Artículo 9°. Evaluación de los efectos de los factores psicosociales. Para efecto de la evaluación de los factores psicosociales, los empleadores deben incluir información periódica y actualizada sobre los siguientes aspectos:

a) Condiciones de salud, tomando en cuenta cada uno de los sistemas corporales: osteomuscular, cardiovascular, respiratorio, gastrointestinal, mental, sistema nervioso central y periférico, dermatológico, endocrino, genitourinario e inmunológico.

b) Ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

c) Estadísticas de morbilidad y mortalidad por accidente de trabajo, enfermedad profesional y enfermedad común, discriminadas por diagnóstico, días de incapacidad médica, ocupación y género.

d) Ausentismo.

e) Rotación de personal.

f) Rendimiento laboral.

Artículo 10. Instrumentos para la evaluación de los factores psicosociales. Los factores psicosociales deben ser evaluados objetiva y subjetivamente, utilizando los instrumentos que para el efecto hayan sido validados en el país.
(Clic aquí para ver artículos de la Resolución completa)

¿La Resolución 1016 de 1986 juega algún papel en el SG-SST, establecido en el Decreto 1072 de 2015?
No, esta resolución quedo derogada al igual que la GTC 34 de 1997, debido a que establecen como estructurar el Programa de Salud Ocupacional. Hoy Colombia a través de la Ley 1562 de 2012, Decreto 1071 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017 se habla del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.

¿Si la empresa supera mas de 10 trabajadores y están clasificadas en riesgo I, II y III, puede firmar la auto-evaluación y el SG-SST de la organización?
No, la resolución 1111 de 2017 para las empresas clasificadas como micro-empresas ha estipulado lo siguiente:

Artículo 6°. Apoyo, asesoría y capacitación para el diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la micro y pequeña empresa. Las micro-empresas de diez (10) o menos trabajadores y las pequeñas empresas de cincuenta (50) o menos trabajadores, sin importar su capital o medios de producción, podrán tener el apoyo, asistencia, asesoría y colaboración para el diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así:

6.1. Micro-empresas (menos de diez trabajadores):

1. El diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para empresas de diez (10) o menos trabajadores clasificadas en Riesgo I, II, III, según lo establecido en el Decreto 1607 del 2002, o la norma que la adicione, modifique o complemente, podrá ser realizado por técnicos o tecnólogos en Seguridad y Salud en el Trabajo o en alguna de sus áreas con licencia vigente en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo, que tengan vínculo laboral con la empresa; y para los asesores externos técnicos o tecnólogos se exige experiencia en riesgos laborales de dos (2) años; el asesor con vínculo laboral o el externo contratista debe acreditar la aprobación del curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas.

2. Las personas que estén certificadas con el curso virtual de cincuenta (50) horas según lo establecido en la Resolución 4927 del 2016, o la norma que la adicione, modifique o complemente y se encuentren cursando último semestre en programas de formación en Seguridad y Salud en el Trabajo de nivel profesional, especialización o maestría y tengan vínculo laboral con una empresa de diez (10) o menos trabajadores, podrán realizar el diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, este beneficio solo se da una (1) vez por persona.
   (Clic aquí para ver todo la resolución)

¿Las agrupadoras de seguridad social, son empresas ilegales? ¿Cómo se implementaría el SG-SST?

No son empresas ilegales siempre y cuando cuenten con el aval del Ministerio, el SG-SST se debe implementar para el personal propio de la organización, pero a los agremiados deben realizarse campañas de divulgación del SG-SST.

Agremiaciones y/o Asociaciones autorizadas por el MSPS

De acuerdo a la directriz del Ministerio de Salud y la Protección Social, los aportantes Tipo 4-Agremiaciones y/o Asociaciones serán autorizados a través de un listado para la liquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social. Lo anterior en cumplimiento a lo dispuesto en los Decretos 3615 del 10 de octubre de 2005 y 2313 del 12 de julio de 2006, que regulan el proceso por el cual las asociaciones y agremiaciones interesadas solicitan autorización para la afiliación colectiva de sus miembros independientes al Sistema General de Seguridad Social Integral.

El listado de las Agremiaciones y/o Asociaciones autorizadas, está disponible la página web http://www.minsalud.gov.co, siguiendo la ruta «Protección Social» – «Régimen Contributivo» – «Listado de entidades autorizadas para afiliaciones colectivas». En el caso que un aportante Tipo 4 no se encuentre en dicho listado, deberá seleccionar un tipo de aportante diferente hasta tanto realice su registro ante los entes de control.

(Clic aquí para ver la norma)

 » La identificación y evaluación de los riesgos debe ser desarrollada por el empleador o contratante con la participación y compromiso de todos los niveles de la empresa. Debe ser documentada y actualizada como mínimo de manera anual.

También se debe actualizar cada vez que ocurra un accidente de trabajo mortal o un evento catastrófico en la empresa o cuando se presenten cambios en los procesos, en las instalaciones en la maquinaria o en los equipos»

¿Cuánto deben durar los archivos de un accidente laboral?
De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13 se establece lo siguiente:

Conservación de los documentos en su párrafo dos: Los documentos y registros, deben ser conservados por un periodo de mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

Es importante resaltar que a investigación de un accidente de trabajo, siempre tendrá relación con el trabajador.

¿ Cuál es la norma para realizar inspecciones de seguridad planeadas?

Para el caso de Colombia, la norma con que se debe trabajar es la NTC 4114 de 1997.

¿Qué norma exige que se debe radicar la auto-evaluacion de los estándares y el plan de mejoramiento?

La Resolución 1111 de 2017 en sus artículos 10 y 13

Artículo 10. Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre del año 2019.
Las fases de adecuación, transición y aplicación para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, durante este período, es:

Artículo 13. Planes de mejora conforme al resultado de la autoevaluación de los Estándares Mínimos. Los empleadores o contratantes con trabajadores dependientes, independientes, cooperados, en misión o contratistas y estudiantes deben realizar la autoevaluación de los Estándares Mínimos, el cual tendrá un resultado que obligan o no a realizar un plan de mejora, así:

(Clic aquí para ver la norma completa)

¿Cuánto tiempo tiene que ser contestado un derecho de petición? 

Para determinar los días de plazo que se tienen para responder un derecho de petición, se tienen en cuenta únicamente los días hábiles, no los días calendario.

Recordemos que las autoridades o particulares que tienen la obligación legal de atender derechos de petición, tienen los siguientes plazos para hacerlo según lo dispone el artículo 14 de la ley 1437 de 2011 o nuevo código contencioso administrativo:

Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.

El articulo del contencioso administrativo referenciado no especifica si los días de plazo contemplados son hábiles o calendario, por lo que se hace necesario recurrir a otra norma para saber cómo interpretar estos días de plazo:

Sobre el respecto, dice el artículo 62 de la ley 4 de 1913 [Régimen político y municipal]:

En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil.

Cómo la norma no ha hecho ninguna distinción entre días hábiles o calendarios, aplicaremos lo que dice el artículo 62 de la ley 4 de 1913, esto es que se tienen en cuenta sólo los días hábiles.

¿Se puede tener la Auto-evaluación antes de los establecido en la Resolución 1111 de 2017?
Sí, sin embargo debes actualizar tu diagnostico con lo que requiere el anexo técnico uno y la tabla de valores de los estándares mínimos establecidos en la Resolución.

¿ Si tengo la matriz de riesgos con la versión de la GTC 45 año 2010, debería actualizar con la GTC 45 del 2012?
No es necesario, lo obligatorio por el Decreto 1072 de 2015, es establecer la jerarquización de los controles para los riesgos que vas a gestionar en la organización. El decreto no exige una metodología especifica para identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos.

Las anteriores preguntas fueron resueltas por Deisy K. Oviedo Gómez, Premium Manager de Grupo K&C Consultores, Profesional en SST, Especialista en Auditoría y Tareas de Alto Riesgo.

Algunas preguntas fueron modificadas en cuanto a ortografía y redacción. Éstas preguntas fueron obtenidas en nuestro segundo Facebook Live.
(Clic aquí para ver el vídeo)

Editado por: Yeraldín Mariño Gómez.
Staff Comunicaciones de Grupo K&C Consultores.