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¿Cómo prepararse ante una inspección o visita del Ministerio?

Hola gremio #YoSoySST, el pasado 25 de agosto a las 3:00 pm. Kata Oviedo fue entrevistada por una Milleniall. En el LIVE de Facebook se trató este tema y se respondieron preguntas de la audiencia. (CLIC AQUÍ PARA VER FB LIVE)
Para aquejas personas que desean por escrito lo tratado en el LIVE, a continuación dejamos un artículo de la revista GESTIÓN HUMANA.

«¿Cómo prepararse ante una inspección o visita del Ministerio?
La fiscalización por parte del Ministerio del Trabajo puede darse por dos razones principales: la primera de ellas, por programación del sistema de inspección protocolario, el cual esta basado en una actividad de investigación previa para determinar en cuáles sectores podrían darse con mayor recurrencia incumplimientos laborales de cualquier tipo.

La segunda, mediante una denuncia prestada ante el ministerio, trámite que puede ser realizado por actores tales como la organización sindical de la empresa, un trabajador afectado e incluso por un extrabajador que considera que fue desvinculado de la compañía de forma indebida.

Por cualquiera que sea el fundamento, cuando una empresa es visitada por un inspector, la recomendación principal es que, luego de solicitarle su identificación y preguntar por la razón de la visita, se le atienda inmediatamente. Según consta en la norma, podrá entrar sin previo aviso, en cualquier momento, y en toda empresa. Excedido el tiempo de espera, la persona encargada de supervisar la compañía puede retirarse y hacer un informe donde se multe a la organizacion por “haber obstruido la labor de inspección”.

Por otro lado, es importante considerar que, si una inspección fue programada por una denuncia, el inspector asumirá que la acusación hecha es cierta y, por ello, es importante que se le den las facilidades del caso en cuanto a la entrega de información y los documentos necesarios conforme al motivo de su visita.

Una vez hecha la inspección, para la cual se disponen 30 días (con posibilidad de prorrogarlos por 30 días más), el inspector pasa a tomar medidas previas que, como su propio nombre lo indica, se emiten anticipadamente al acta de infracción, considerada como la apertura del procedimiento administrativo sancionador, para buscar corregir las faltas encontradas.

En este punto, hay que señalar que una medida previa es el requerimiento mediante el cual un inspector exige que se subsane uno o más errores identificados durante el proceso. Para ello, el encargado da a la empresa un plazo determinado. Si la organización cumple con el equerimiento, se emitirá una informe archivando el expediente y no habrá penalidad alguna.

¿Qué marco regulatorio tienen las inspecciones de trabajo y cuáles son las funciones del inspector?
Las inspecciones laborales estan reguladas bajo el Codigo Sustantivo del Trabajo en los articulos 485 y 486, posteriormente por lo dispuesto en el decreto 4108 y, finalmente, la Ley 1610 del 2013, que dio la potestad al Ministerio de Trabajo como órgano de vigilancia y control.

En el marco de estas investigaciones, el inspector cumplirá tres funciones principales:
a) Una preventiva, dispuesto a orientar al empresario para que cumpla con todos los requisitos que la legislación laboral colombiana exige.
b) Otra coactiva como medida de presión para quienes no estan cumpliendo y en caso tal, con autoridad para imponer multas.
c) Una función conciliadora.

En las facultades coactivas, el funcionario no puede definir controversias laborales por que están encaminadas a que sean resueltas exclusivamente por los jueces ordinarios laborales, no por el ministerio.

¿Qué tipo de sanciones puede imponer el Ministerio de Trabajo?

Las sanciones pueden ser multas que van desde 1 hasta 5.000 salarios minimos legales mensuales vigentes (smlmv), clausura del lugar de trabajo de tres (3) a diez (10) días habiles, o hasta treinta (30) días si hay reincidencia, o paralización inmediata de trabajos, si el profesional considera que se esta incurriendo en un riesgo grave o inminente para la salud o seguridad de los trabajadores. Es importante aclarar que el ministerio está en la obligación de cerrar un establecimiento si la norma violada ocasionó el fallecimiento de un colaborador y se llegara a descubrir negligencia por parte del empleador.

¿Cuáles son los errores mas frecuentes?

Como empleador, no solamente debe estar al tanto del pago de la nómina o de los parafiscales, también es su responsabilidad, por ejemplo, hacer la renovación anual de la resolución para laborar horas extras, aclarar en la solicitud qué empleados nuevos entraron en la medida y cuáles son las funciones que ellos desarrollan. Además, la organización debe constatar ante la administradora de riesgos laborales (ARL) que dichos empleados pueden trabajar horas extras.

 

¿Qué se debe tener al día ante una inspección laboral?

El Ministerio del Trabajo siempre solicita los documentos exigidos por ley al empresario. La recomendación es que exista una matriz legal en el departamento de recuersos humanos (RR. HH.) que sirva como guía acerca de las responsibilidades legales que hay que cumplir. Además, es importante hacer retroalimentación sobre la normativa y las regulaciones que ajustan o actualizan desde el órgano de vigilancia y control. Hasta la fecha son 48 obligaciones dispuestas en la Ley 1610 del 2013.

¿Qué hacer ante una visita sorpresa y quién debe estar a cargo?

El inspector tiene las facultades de investigación administrativa, las cuales puede ejercer de manera oficiosa y le permiten realizar inspección, control y vigilancia a todo tipo de razón social, por lo cual es recomendable que su personal esté capacitado para evitar un proceso administrativo que pueda devenir en sanción.

Lo fundamental es que el inspector sea recibido por una empresa de gerencia general, de RR. HH., un auxiliar contable o de nómina, siempre y cuando estén capacitados y enterados de la organización. No deje esto en manos de personas que no tengan conocimiento que se requiere para dar una guía y atender al ministerio.

Si tiene la posibilidad de hacer una llamada inmediata a su departamento laborar o asesor laborar, utílicela, también es primordial contar con un consejero legal a su disposición, siempre es recomendable estar acompañado de un experto que sepa con certeza sobre las opciones para mitigar estas visitas. Si no cuenta con esa posibilidad no se asuste, recuerde la función conciliadora del inspector.

Aparte de los documentos reglamentarios, ¿qué otros procedimientos o acciones puede solicitar el inspector en la obtención de pruebas?

El ministerio tiene el derecho y el deber de analizar toda actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:

  • Claves de acceso a computadores.
  • Toma de fotografías, muestras, videos y cualquier otro registro.
  • Identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo. La prestación de este documento será responsabilidad de cada colaborador ya que el empresario no cuenta con la autoridad necesaria para obligarles.
  • Toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas, sino que se registrarán en las actas.
  • Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se derermina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares.

 

¿Como resolver las solicitudes del Ministerio de Trabajo?

Generalmente, cuando hay un requerimiento y el empresario no tiene los documentos al día, el ministerio otorga unos tiempos de entrega para que las compañias cumplan con esa normativa. Es fundamental que las citaciones no se lleven a cabo en conflicto. La sanción no es de manera inmediata y la buena diplomacia podrá gestionar aún mayores plazos.

Se recomienda que las empresas no esperen a ser inspeccionadas para cambiar de rumbo y corregir las infracciones que pudieran cometer. Para ello, es conveniente ejecutar una auditoría laboral que evite multas.

¿Cuáles son los pasos que se deben seguir después de recibida la notificación de sanción o del acta infractora?

  1. Comprobar que la notificación es correcta.
  2. Revisar si los hechos que exponen son insuficientes y/o conocer la conclusión a la que ha llegado el inspector para realizar el acta.
  3. En caso de alegaciones por su parte, tener listas las pruebas que acrediten que no ha cometido infracción, adjúntelas.
  4. No olvide, que tiene derecho a la vista de su expediente sancionador o al trámite de audiencia.

 

¿Qué comportamientos se consideran obstrucción a la actividad del inspector?

Se considerará obstrucción las acciones que perturben, retrasen o impidan al inspector el ejercicio de su actividad.

Se considera infracción leve el retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información comunicación o comparecencia, salvo que dichas obligaciones sean requeridad en el curso de una visita de inspección y se refieran a documentos o informacion que deban obrar o facilitarse en el centro de trabajo.

Por otro lado, entre las infracciones graves estan las acciones y omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los inspectores; así como la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizado cualquier actividad; la coacción, amenaza o violencia establecida sobre los inspectores o subinspectores, así como la reiteración en las conductas de obstrucción calificadas como graves, ademas del incumplimiento de los deberes de colaboración con los funcionarios de la inspección.

Como recomendaciones finales se aconseja atender con amabilidad el funcionario que va a realizar la inspección, tener una carpeta preparada por cada trabajador y cada vez que sea cambiado de puesto esta careta se debe actualizar, contar con la participación de los trabajadores en la elaboracion de los programas de seguridad y salud en el trabajo. Así mismo, prevenir las situaciones de riesgo, notificar a la ARL  sobre los accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales de manera inmediata, mantener el historial de salud de los trabajadores y todo lo referente al personal en misión que está en la organización, en caso de darse el caso.»

Artículo de:  Revista Gestión Humana – Mi comunidad experta.
Edición 28 – Junio 2018 Pg. 11-16  TEMA CENTRAL – www.gestionhumana.com

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